CVR is live! - Een project voor de boekskes!

"DOELGERICHT EN DUURZAAM VERANDEREN VAN BINNENUIT" IN DE PRAKTIJK

Juli 2019: CVR kijkt vooruit naar een belangrijk project om het kernsysteem te vervangen door een nieuw en toekomstgerichte ERP-pakket. CVR gaf Ameleo het vertrouwen om de organisatie te begeleiden en te helpen alles in goede banen te leiden.

De selectierondes en voorbereidingen werden in het najaar 2019 afgewerkt en de eerste spade ging in januari 2020 in de grond.

Er werd gekozen voor een brede scope van meet af aan om “na het omzetten van de knop” meteen een goed passend en werkbaar systeem te kunnen in gebruik nemen. Dit omdat een gefaseerde uitrol en het naast elkaar draaien van oud en nieuw operationeel teveel gedoe zou zijn en eerder contraproductief zou werken. Dus werden de volgende modules opgenomen: Basis-CRM, Calculatie en offerte beheer, Project voorbereiding en opvolging, Logistiek & voorraad, Materieel & onderhoud, Uren registratie track & trace, Vorderingsstaten & facturatie, Boekhouding, Personeel & lonen.

Bovendien was het doel om bij de start van het volgende boekjaar (1/7/2020) live te kunnen gaan. Iedereen die een dergelijk traject kent weet dat dit erg ambitieus is. Anderen zouden zeggen dat zulks ronduit onhaalbaar is!

Maar in een organisatie die al jaren werkt aan zichzelf, die collectief continu in verbetermodus zit en die open communiceert, wordt op zo’n moment de handen in elkaar geslagen en duidelijke afspraken gemaakt om de planning te halen én de shop intussen draaiende te houden.

Ondanks de drukke uitvoeringsagenda, ondanks de brede scope van het project en ondanks de Coronacrisis en lock down, die in maart keihard toesloeg is CVR zoals voorzien op 1/7 live gegaan en is het bedrijf deze week met een fris, nieuw systeem op kunnen starten.

We hebben knappe dingen gezien en leermomenten die we niet zullen vergeten:

• Het projectteam en key users die echt ownership nemen van hun module/afdeling/proces…
• De directie die echt betrokken is, deblokkerend, ondersteunend, meedenkend, creatie van de omkadering, snelle en accurate beslissingen waar nodig, focus op hoofdlijnen weg filteren ruis. Waken over ‘geen maatwerk’ als we linksom of rechtsom tot een oplossing komen maakt niet uit…
• Open en directe communicatie over status; positief of minder gunstig…
• Geen overload aan project- en stuurmeetings, planningen en tussentijdse rapportering maar no-nonsens overleg en actieplannen, die ook opgevolgd werden…
• Geen oogkleppen maar iedereen denkt end-to-end en houdt rekening met werking andere afdelingen…
• Spontaan werd de Corona Lock down positief gebruikt om net meer tijd en energie in testen, oefenen, uitschrijven werkinstructies en workshops te steken… hoe we van een grote tegenslag een opportuniteit maken…

De laatste weken voor go-live waren zeer zwaar en hectisch maar iedereen had iets van ‘dit laten we nu niet meer los…’ en dat is mooi op te zien. Vooral de “can-do attitude en oorlogsmentaliteit” die naar boven kwam in het ganse bedrijf is in zekere mate “du jamais vu”.

Ook de implementatiepartner 4PS voelde dat dit project anders dan anders liep ook zij kwamen in dezelfde modus van “we zullen slagen!”. Als men van synergie spreekt; dit was synergie!

Dikke proficiat en bedankt dat wij dit van binnenuit mochten meemaken!

‍